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Finance Officer - (Responsable ADMIN/FIN Base)


Mission et termes de références
Localisation : Boundiali
Staff : National

I. PRÉSENTATION D’ACTED

ACTED est une ONG internationale française créée en 1993 dont l’objet est la mise en œuvre de programmes d’urgence, de reconstruction et de développement dans 35 pays sur 5 zones (Asie, Afrique, Amérique, Europe et Moyen-Orient). 

ACTED intervient en Côte d’Ivoire depuis 2011 à la suite de la crise post-électorale. 

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet « Construction, équipement de 8 écoles primaires et activités de mobilisation communautaire », elle recherche un(e) Responsable Admin/FIN Base en vue de renforcer son équipe.

II. OBJECTIFS DU POSTE :

Basé à Boundiali, le Responsable Admin/FIN Base est en charge de la tenue à jour de la comptabilité de la base ainsi que l’ensemble des documents administratifs.

Il travaille sous la supervision directe du Responsable Financier/RH National.

La description de poste est détaillée, cependant le Responsable Admin/fin Base peut évidemment prendre des initiatives, elles seront toujours bien appréciées. 


III. TACHES ET RESPONSABILITÉS

Activités :

1. Respect des procédures

  • Respect de l’ensemble des procédures financières de ACTED
  • S’assurer de l’exhaustivité des dossiers d’achat avant tout décaissement tels que définis par les procédures logistiques et finance.
  • Être garant de la véracité, de l’exhaustivité et de la remontée régulière de l’ensemble des informations financières et administratives de la base d’affectation.
  • Apporter un appui au Responsable Financier/RH National et répondre à toute demande lui permettant d’avoir une vision plus claire de la situation financière de la base.
  • Superviser le/la caissier (e) dans l’organisation des documents comptables et administratifs

2. Contrôle Budgétaire

  • Vérifier la comptabilité
  • Assurer la remontée des fichiers informatiques et des documents physiques au département Finance/RH du siège national
  • Vérifier les allocations par projet et alerter le responsable Financier/RH national en cas de détection d’erreur.

3. Contrôle des coûts

  • S’assurer que tous les coûts avant toute dépense, que celle-ci est éligible sur le projet (date, montant, procédure)
  • Concevoir et tenir à jour un fichier des Running Cost pour chacune des bases et sous-bases et s’assurer que les prévisions incluses dans les différents BFU soient conformes.

4. Contrôle interne

  • Constituer et tenir à jour les classeurs FLAT de la base
  • Contrôler et faire remonter le solde de caisse et de sa banque chaque fin de semaine avec le caissier ou le N+1
  • Constituer et tenir à jour les dossiers du personnel de la base
  • Tenue de caisse et sécurisation caisse / coffre
  • Saisie des opérations dans le logiciel comptable (SAGA)

5. Gestion administrative

  • S’assurer de la tenue à jour de l’ensemble des documents administratifs de la base (Finance et RH)
  • Veiller à la remontée des documents originaux vers le siège national et conserver l’ensemble des copies sur la base.
  • Servir d’interface en ce qui concerne la gestion administrative du personnel (Congés, FAT, Paie, Dossiers du personnel…) entre la base et le siège national.


6. Remontée et suivi des flux d’informations : 
- Afin de réaliser au mieux sa mission, il est indispensable que le responsable Administratif et financier se tienne aux délais de remontée d’informations détaillés dans le cadre de sa prise de poste.

« Aussi, il peut être demandé à tout moment au salarié un appui temporaire aux autres départements (Logistique, AME, etc…) de l’ONG ACTED – RCI dans le cadre de la mise en œuvre des activités de la mission »

La liste des activités citées ci-dessus n’est pas exhaustive...

IV. SÉCURITÉ

Respecter les procédures et protocoles

V. COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES 


• Vision globale de l’organisation de l’ONG.
• Bonne culture ONG.
• Sens du dialogue, qualités d’écoute, excellent relationnel et aisance dans le cadre de la négociation.
• Honnêteté, flexibilité et disponibilité pour répondre aux urgences.
• Grande autonomie, capacité d'organisation et planification dans le travail
• Discrétion et rigueur dans l’exercice de la fonction

VI. EXIGENCES PROFESSIONNELLES

• Diplôme d’état et/ou Diplôme universitaire (BAC + 2 minimum) en Finance et Comptabilité ou diplôme équivalent ; 
• Avoir au moins deux (02) années d’expérience professionnelle dans une ONG internationale à un poste similaire
• Bonne maîtrise du français écrit, parlé ; 
• Bonne connaissance de l’informatique, surtout des logiciels WORD, EXCEL 
• Capable de travailler sous pression et respecter les échéances
La connaissance du logiciel comptable Saga serait un atout considérable


VII. DÉPÔTS DE CANDIDATURES


Les candidats intéressés sont priés d'envoyer un dossier de candidature composé d'une lettre de motivation, d'un Cv détaillé avec photo et de la prétention salariale à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. au plus tard le 13 avril 2017.

Seules les candidatures retenues seront contactées.

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mercredi 8 novembre 2017
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